Porządek w dokumentach
Pierwszym krokiem do tego, by archiwizacja przebiegła pomyślnie, jest zrobienie porządku w dokumentach. Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie, gdyż wymaga opracowania procedur w zakresie katalogowania. Trzeba też wiedzieć, jak długo przechowuje się konkretne rodzaje dokumentacji. Inne terminy obowiązują na przykład dla deklaracji podatkowych, inne dla dokumentów związanych z obrotem nieruchomościami. Przechowywanie akt Lublin wymaga systematyczności i skrupulatności. Dobrym rozwiązaniem jest eliminacja tych papierów, których nie trzeba archiwizować i które w żaden sposób nie przydadzą się w dalszej działalności.
Zewnętrzne archiwum w Lublinie
Samodzielne porządkowanie i archiwizowanie dokumentów to ogromne wyzwanie zwłaszcza dla dużych firm. Ilość procesowanych papierów każdego dnia jest bardzo duża, a jeśli dojdą do tego zaległości, może okazać się, że sama segregacja to już praca na pełen etat. Dlatego właśnie coraz więcej firm korzysta z usług outsourcingowych. Archiwizacja dokumentów Lublin, czyli inaczej zewnętrzne archiwum, to rozwiązanie dla podmiotów o różnych profilach działalności. Pozwala ono:
-
zaoszczędzić miejsce potrzebne do stworzenia archiwum,
-
zaoszczędzić czas,
-
optymalizować koszty związane z archiwizacją,
-
efektywnie zarządzać dokumentacją.
W ramach zewnętrznego archiwum część dokumentów można poddać digitalizacji, czyli zmienić ich formę z papierowej na elektroniczną. Prawo dopuszcza przeprowadzenie takiej procedury, ale trzeba pamiętać o wdrożeniu wszelkich zabezpieczeń, zwłaszcza pod kątem ewentualnego wycieku danych.
Profesjonalna archiwizacja, czyli prosty sposób na papiery
Przedsiębiorcy w żaden sposób nie mogą uchronić się przed obowiązkiem przechowywania dokumentów przez określony przepisami czas. Mają jednak możliwość skorzystać ze środków, które czynią archiwizację znacznie prostszą. Firm Ekoakta oferuje profesjonalne usługi w tym zakresie, pomagając również w utylizacji tych dokumentów, których przechowywanie nie jest już wymagane. Niszczenie papierów to kolejny problem, z jakim boryka się wiele firm. W tym zakresie również trzeba przestrzegać pewnych procedur, dzięki którym odtworzenie danych nie będzie możliwe zwłaszcza, jeśli chodzi o osoby postronne.
materiał: partner wydawniczy
opracowanie: Leszek Niedaleki
