W obecnej sytuacji zagrożenia epidemicznego w Polsce kluczowe jest, aby wszyscy, którzy mogą, pozostali w swoich domach i ograniczyli kontakty z innymi ludźmi. Jest to szczególnie trudny czas dla mieszkańców budynków wielomieszkaniowych. Części wspólne nieruchomości to miejsca o podwyższonym ryzyku zakażenia. Dodatkowo zebrania roczne właścicieli, na których podejmowane są ważne decyzje związane z nieruchomością wspólną będą odbywać się w późniejszym terminie.
Ministerstwo Rozwoju dopuszcza takie rozwiązanie bez nakładania sankcji na zarządy wspólnot i zarządców, niemniej może być to niekorzystne dla wspólnot, które potrzebują podjąć uchwały niezbędne do ich płynnego funkcjonowania poprzez zabezpieczenie realizacji niezbędnych remontów oraz zapewnienia płynności finansowej. Naprzeciw potrzebom mieszkańców wynikających z obecnego stanu epidemii wychodzą firmy zarządzające nieruchomościami, które dbają o części wspólne jak i oferują rozwiązania pozwalające załatwić wszystkie kwestie zdalnie bez wychodzenia z domu, drogą internetową bądź telefoniczną.
Bezpieczeństwo mieszkańców
Zarządcy nieruchomości powinni pomóc mieszkańcom przetrwać ten trudny czas, minimalizując ryzyko zakażenia, jakie może wystąpić na terenie nieruchomości. Podstawowym działaniem jakie podejmują zarządcy jest wydanie odpowiednich wytycznych firmom sprzątającym, co do częstszego czyszczenia i dezynfekcji specjalnymi środkami powierzchni wspólnych, a w szczególności klamek, poręczy, czy przycisków w windach. Istotne jest również częste wietrzenie pomieszczeń, dlatego, szczególnie przy obecnych temperaturach, warto zostawiać otwarte okna i drzwi na klatkach schodowych. Odpowiednie dyspozycje dotyczące bezpośredniego postępowania z gośćmi lub kurierami powinny otrzymać także firmy ochroniarskie.
Obsługa nieruchomości
Co jednak z bieżącą obsługą nieruchomości i dostępem do informacji przez właścicieli? Wielu zarządców zamyka swoje biura i przechodzi na pracę zdalną w trosce o mieszkańców i pracowników, co znacznie utrudnia pełnienie obowiązków i odpowiadanie na potrzeby właścicieli. W tej sytuacji przewagę zyskują te firmy, które od dawna korzystają z innowacyjnych rozwiązań i nowych technologii, wyprzedzających rynkowe rozwiązania. „Od początku pojawienia się zagrożenia epidemią troszczymy się o bezpieczeństwo wszystkich mieszkańców i odpowiadamy na pojawiające się pytania. Zachęcamy właścicieli do załatwiania wszelkich spraw korzystając z elektronicznych kanałów komunikacji np. Strefy Klienta online dostępnej zarówno poprzez stronę internetową jak też poprzez aplikację mobilną. W niniejszej sytuacji sprawdza się także całodobowa infolinia czynna siedem dni w tygodniu. Zgłoszenia od mieszkańców przyjmujemy także przez naszą stronę na Facebooku. Tego typu rozwiązania pozwalają nam kontynuować obsługę nieruchomości, a mieszkańcy mają nie tylko bezpieczny, efektywny i szybki dostęp do najpotrzebniejszych informacji ale możliwość załatwienia spraw, a wszystko to bez wychodzenia z domu,” – mówi Tomas Ramanauskas, Wiceprezes Zarządu TuMieszkamy.
Firm jednoosobowych często nie stać na tego rodzaju inwestycje, a dodatkowo nie mają zaplecza np. w postaci wsparcia prawnego, dzięki któremu mogłyby szybko przygotować merytoryczne komunikaty, dokumenty i opinie dla wspólnot. Większe firmy usługowe, które inwestują w nowe technologie, zmienią cały rynek jak również model biznesowy funkcjonowania firm, ponieważ wraz z nowoczesnymi rozwiązaniami zmienia się sposób pracy ludzi . „Widzimy, że formuła tradycyjnego modelu biznesowego w branży zarządzania nieruchomościami powoli się wyczerpuje, zmienia się nasza rzeczywistość oraz oczekiwania klientów, dlatego też w TuMieszkamy wprowadzamy nowy model biznesowy, proaktywny, zorientowany na klienta oraz technologie IT” – dodał Ramanauskas.
Platforma samoobsługowa online typu Strefa Klienta to miejsce, w którym właściciele lokali mają możliwość sprawdzenia swojego salda czy zapoznania się z wiadomościami od administratora. Tutaj znajdują się również wszystkie ważne dokumenty dotyczące danej wspólnoty mieszkaniowej. Ponadto mieszkaniec może zgłosić tam usterkę czy awarię. Wystarczy zrobić zdjęcie i przy pomocy aplikacji przesłać zgłoszenie – jest ona natychmiast rejestrowana i zgłaszana do usunięcia. Można tam wprowadzić odczyty liczników czy dokonać płatności zobowiązań online.
To ostatnie jest szczególnie wygodne w obecnej sytuacji. Mieszkańcy, mający dostęp do Strefy Klienta mogą opłacać rachunki za utrzymanie ich nieruchomości za pomocą kilku kliknięć a więc bez wychodzenia z domu. „Stawiamy na rozwój nowych technologii oraz narzędzi dla mieszkańców, które pozwalają im na ciągły dostęp do informacji i realizację zadań przy użyciu telefonu czy komputera. Nikt nie mógł przewidzieć aktualnej sytuacji, jednak to doskonały przykład jak nowe technologie mogą nam pomóc w tej sytuacji a także zadbać o zdrowie i bezpieczeństwo. Dla tych mieszkańców, którzy mniej sprawnie posługują się narzędziami online publikujemy użyteczne instrukcje na naszym kanale YouTube,” – dodaje wiceprezes TuMieszkamy.
„Nasi pracownicy, którzy realizują obchody po nieruchomościach korzystają z aplikacji mobilnych, dzięki którym łatwo i szybko mogą wprowadzić usterki do systemu i szybko przejść do zlecenia ich naprawy. Dodatkowo dzięki temu rozwiązaniu mamy dostęp do historii napraw w budynku i znamy o wiele lepiej stan techniczny danej nieruchomości.” – mówi Tomas Ramanauskas. To dowód na to jak cyfryzacja dokumentów wspólnot mieszkaniowych ułatwia regularne obchody i sprawne utrzymanie nieruchomości przez administratorów.
Odwołane zebrania roczne?
Marzec to szczególnie gorący okres w życiu wspólnot mieszkaniowych. Biorąc pod uwagę aktualną sytuację oraz zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego o unikaniu skupisk ludzi, Ministerstwo Rozwoju poinformowało, że roczne zebrania wspólnot mieszkaniowych mogą odbyć się w późniejszym terminie, bez ryzyka sankcji dla wspólnot czy zarządców.
W przypadku wielu nieruchomości takie odroczenie zebrań rodzi problem braku możliwości podjęcia przez wspólnotę mieszkaniową uchwał niezbędnych do utrzymania prawidłowego stanu technicznego budynku oraz płynności finansowej wspólnoty. W takiej sytuacji zarządcy mogą zbierać głosy właścicieli lokali w drodze indywidualnego zbierania głosów. „W obliczu nowej sytuacji w kraju idealnie sprawdza się istniejąca w naszej organizacji już od ponad roku możliwość przegłosowania uchwał w tym również zatwierdzenia sprawozdania rocznego zdalnie poprzez Strefę Klienta.”– powiedział Tomas Ramanauskas.
W tym szczególnym okresie kwestie związane z bezpieczeństwem oraz ochroną zdrowia są kluczowe a nowe technologie sprawdzają się doskonale w tak wymagającym czasie. Dodatkowo ten czas zmieni znacząco nasz sposób życia oraz podejście do usług. Także w stosunku do obszaru zarządzania nieruchomościami zmienią się oczekiwania mieszkańców. Zarządcy powinni obecnie przede wszystkim aktywnie wspierać mieszkańców w dostępie do rzetelnych informacji i dbać o ich bezpieczeństwo na terenie nieruchomości jak też bezpieczeństwo pracowników aby wspólnie przetrwać kryzys bezpiecznie i w dobrym zdrowiu. Jak pokazuje praktyka, doskonale tutaj sprawdzają się właśnie rozwiązania online.
materiał: Corporate Communications & Public Affairs Practice
tekst i zdjęcie: Monika Leszczyńska Senior Associate Corporate Communications & Public Affairs Practice
opracowanie: Gwalbert Krzewicki
