Przedsiębiorcy najczęściej nie załatwiają osobiście spraw w urzędach. Wyznaczają do tego pełnomocników – pracowników lub księgową. Zakład Ubezpieczeń Społecznych przypomina: dane pełnomocników trzeba na bieżąco aktualizować, żeby informacje o firmie nie znalazły się w niepowołanych rękach. Praktyka pokazuje, że nie każdy o to zadbał.
Do załatwiania spraw z ZUS przedsiębiorcy najczęściej upoważniają swoich pracowników albo pracowników biura rachunkowego. Uprawnienia mogą dotyczyć np. wglądu w dane płatnika składek, odbierania jego korespondencji, składania dokumentów lub wszystkiego, co wiąże się z ZUS – w zależności od tego, co wskaże zainteresowany płatnik.
Co ważne, gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne pełnomocnictwo.
– Przedsiębiorcy często zapominają o odwołaniu upoważnień dla byłych pracowników lub księgowych, z którymi już nie współpracują. Dochodzi nawet do sytuacji, gdy jeden płatnik składek ma w systemie pełnomocnictwa dla kilku różnych księgowych, z kilku różnych biur, z którymi najprawdopodobniej od dawna nie ma nic wspólnego – mówi naczelnik Wydziału Obsługi Klientów i Korespondencji w lubelskim ZUS, Grzegorz Stucke.
W całym ubiegłym roku do Inspektoratu ZUS w Białej Podlaskiej wpłynęło 876 wniosków o nadanie pełnomocnictw, a tylko 24 wnioski odwołujące upoważnienia. – Dlatego zachęcamy przedsiębiorców, żeby dla bezpieczeństwa zweryfikowali, komu udostępniają swoje dane i odwołali pełnomocnictwa dla osób, z którymi już nie współpracują – dodaje Stucke.
Przedsiębiorca może przez internet sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Wystarczy, że zaloguje się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Informacje o udzielonych upoważnieniach są w zakładce „Ustawienia”. Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji osobistej wizyty w instytucji.
Do nadawania i odwoływania pełnomocnictwa w ZUS służy formularz ZUS PEL. Jeśli przedsiębiorca ma elektroniczny podpis, może wysłać formularz przez internet z własnego konta na PUE. Pozostali mogą go dostarczyć tradycyjną pocztą albo osobiście.
materiał: Zakład Ubezpieczeń Społecznych Biała Podlaska
tekst: Małgorzata Korba regionalny rzecznik ZUS
opracownie: Gwalbert Krzewicki
